Draaiboek Chiroweekend, chronologisch

Fase 1, van zodra de leidingsverdeling gekend is

Eerste leidingsmoment over het weekend

Op dat moment beslis je niet alles, maar je legt wel de basis.

Bij jonge groepen doe je dit best waneer je het thema boekje maakt.

Zodat je dit bij de huisbezoeken duidelijk kan over brengen naar ouders 

dat ze die datum moeten vrij houden.

Wat jullie daar concreet doen

• Jullie beslissen welke leiding meegaat op weekend.

• Jullie bekijken jullie agenda en kiezen een weekend dat iedereen vrij is.

• Jullie spreken al kort af welk Thema jullie weekend is.

• Jullie verdelen meteen de eerste taken.

Eerste taakverdeling

• Plaatsverantwoordelijke: zoekt en boekt de locatie (voor je het boekt bespreek je het even met je medeleiding).

• Ouderverantwoordelijke: stuurt berichten en communiceert met ouders (ook maak je een tekstje voor in de mail). 

• Administratieverantwoordelijke: Maakt inschrijvingslink en bewaakt de medische fisches, inschrijvingen en andere opmerkingen van leden.

Wat er na dat eerste moment op papier moet staan

• data

• Namen van mogelijke kookploeg 

• Eerste taakverdeling

• thema

• Tegen wanneer de plaats vastligt

Fase 2, begin september

Dit is het moment waarop jullie het weekend al zichtbaar maken voor leden en ouders.

Wat jullie dan doen

1. Jullie communiceren de datum naar ouders tijdens huisbezoeken.

2. Bij Ribbels, Speelclub en Rakwi zetten jullie het in hun themaboekje dat meegaat met de huisbezoeken.

3. Tijdens de huisbezoeken zeggen jullie duidelijk:

   • wanneer het weekend is,

   • dat ze dat weekend vrij moeten houden,

   • dat praktische info later nog volgt.

Wat je letterlijk zegt tijdens huisbezoeken

“Ons afdelingsweekend is op [datum]. Hou dat weekend zeker vrij, want dat is één van de tofste momenten van het jaar. Later krijgen jullie nog alle praktische info mee.”

Wat er tegen eind van die week in orde moet zijn

• Het weekend staat in het themaboekje

• Alle leiding weet wat ze tegen wanneer moet doen

• Er is kookploeg gevraagd.

Fase 3, meteen daarna, plaats zoeken en vastleggen

Vanaf de datum vastligt, begin je direct aan de locatie.

Hoe jullie dat concreet aanpakken

1. De plaatsverantwoordelijke maakt een lijstje van 5 tot 10 mogelijke weekendplaatsen.

   • Weekend locaties kan je vinden op: 

• https://www.kampas.be/nl

• https://www.hopper.be

• http://www.lokalenverhuur.be/

2. Die contacteert meteen meerdere locaties tegelijk.

3. Die vraagt telkens:

   • is de locatie vrij op die datum,

   • hoeveel kost het,

   • hoeveel slaapplaatsen zijn er,

   • is er verwarming,

   • is er een keuken,

   • is er speelruimte buiten,

   • wat zijn de uren van aankomst en vertrek,

   • wat zijn de afspraken rond poetsen en waarborg.

Wanneer een locatie goed genoeg is

De locatie moet passen bij jullie afdeling. Voor jongere groepen kijk je extra naar:

• Is het veilig

• Is het overzichtelijk

• Is er genoeg binnenruimte

• Is er een degelijk toilet

• Is er voldoende warmte

• Is de afstand haalbaar

Wat jullie doen zodra de locatie gekozen is

• Jullie bevestigen de reservatie.

• Betalen de waarborg/huur via de kleine kas.

• Jullie noteren het adres en contactpersoon.

• Jullie noteren de prijs en waarborg.

• Jullie noteren wat er aanwezig is en wat niet.

• Jullie zetten alle info in één gedeeld document op de drive.

Wat er tegen dan klaar moet zijn

• Plaats vast

• Prijs gekend

• Contactgegevens gekend

Fase 4, ongeveer 6 tot 8 weken vooraf

• Nu gaan jullie naar de ouders communiceren met echte praktische info.

• Ligt de kookploeg nog vast?

Eerste weekendbrief

Wat daarin moet staan

• Datum

• Vertrekmoment

• Terugkomst

• Adres van de locatie

• Kostprijs

• Hoe inschrijven

• Tegen wanneer inschrijven

• Tegen wanneer betalen

• Korte uitleg over thema

• Contactgegevens van de leiding

• Medische of praktische aandachtspunten doorgeven

• Eerste meeneemlijst

Voorbeeld van wat erin hoort

“Beste ouders, op [datum] gaan we met de [afdeling] op weekend naar [plaats]. We vertrekken op [uur] en zijn terug op [uur]. Het weekend kost [bedrag] euro. Inschrijven kan tegen [datum].”

Eerste meeneemlijst

• Slaapzak

• Matje, veldbed of luchtmatras, als dat nodig is

• Pyjama

• Ondergoed en reservekleren

• Toiletgerief

• Regenjas

• Stevige schoenen

• Warme trui

• Knuffel voor wie dat fijn vindt

• Eventueel themakledij

Niet meenemen

• Dure spullen

• Gsm, als dat jullie afspraak is

• Snoep in grote hoeveelheden

• Gevaarlijke spullen

Fase 5, ongeveer 4 tot 6 weken vooraf

Nu werk je het weekend inhoudelijk uit.

Programma maken

Begin met de grote blokken

• Vertrek

• Aankomst en installeren

• Openingsmoment in thema

• Namiddagactiviteit

• Avondeten

• Avondspel of avondmoment

• Klaarmaken voor bed

• Ochtendritueel

• Ochtendspel

• Middagmaal

• Namiddagspel

• Opruimen

• Terugkeer

Daarna vul je elk blok concreet in

Niet gewoon “spel”, maar echt:

• welk spel,

• waar het doorgaat,

• wie het leidt,

• welk materiaal nodig is,

• hoeveel tijd het duurt,

• wat de regenoptie is.

Voorbeeld van hoe concreet dat moet zijn

Zaterdag 14u30 tot 16u30
Groot smokkelspel in bos rond het heem
Leiding: X en X
Materiaal: lintjes, kaartjes, rugzak, verkleedkleren
Reserve bij regen: binnenspel met posten in de zaal

Wat je zeker niet vergeet

• Genoeg tijd om te eten

• Genoeg tijd voor toilet en tanden poetsen

• Rustmomenten voor de jongsten

• Een simpel reservespel

• Een regenplan

• Een noodplan als iets uitloopt

Fase 6, ongeveer 4 weken vooraf

Nu moeten de praktische zaken echt op punt komen.

Administratie

Wat jullie nu in orde brengen

• Inschrijvingen verzamelen

• Betalingen opvolgen

• Ledenlijst maken

• Telefoonnummers van ouders bundelen

• Medische info verzamelen

• Allergieën noteren

• Medicatieafspraken noteren

• Vervoer in kaart brengen

Wat jullie als leiding dan bespreken

• Hoeveel leden gaan effectief mee

• Hoeveel auto’s zijn nodig

• Hoe geraak je aan materiaal ter plaatse

• Wie slaapt waar

• Wie neemt EHBO mee

• Wie beheert medicatie

• Wie belt ouders als dat nodig is

Kamers indelen

Doe dit op voorhand. Niet pas daar.

Maak bijvoorbeeld:

1. Kamer 1, jongste meisjes

2. Kamer 2, jongste jongens

3. Kamer 3, leiding

4. Kamer 4, extra ruimte voor wie heimwee heeft of onrustig slaapt

Fase 7, ongeveer 2 weken vooraf

Nu maak je alles definitief.

Interne leidingscheck

Wat dan op tafel moet liggen

• Volledig programma

• Definitieve ledenlijst

• Kamerschema

• Menu

• Boodschappenlijst

• Materiaallijst

• Vervoerplan

• EHBO lijst

• Noodnummers

• Taakverdeling per moment

Menu concreet maken

Maak het simpel en haalbaar.

Voorbeeld

Zaterdag

• vieruurtje, fruit en koek

• avondeten, pasta

• avondsnack, warme choco of pudding

Zondag

• ontbijt, boterhammen, choco, confituur, cornflakes

• middagmaal, soep en hotdogs of broodjes

• vieruurtje voor vertrek

Boodschappenlijst opsplitsen

1. Eten

2. Drank

3. Kookmateriaal

4. Afwasmateriaal

5. EHBO

6. Poetsmateriaal

Fase 8, de laatste week voor het weekend

Nu stuur je de laatste praktische reminder naar ouders.

Laatste praktische brief

Wat daar nog eens in staat

1. Exact vertrekuur

2. Exact terugkomstuur

3. Vertrekplaats

4. Adres weekendplaats

5. Laatste meeneemlijst

6. Wat niet mag meegaan

7. Contactnummer tijdens het weekend

8. Eventuele afspraak rond verkleden of thema

En intern

Iedereen moet exact weten:

1. wanneer hij of zij aanwezig moet zijn,

2. wat hij of zij moet meenemen,

3. welke activiteit hij of zij leidt,

4. wie reserve is als iets misloopt.

Fase 9, de dag voordien

Nu leg je alles fysiek klaar.

Klaarleggen

Documentenmap

1. Ledenlijst

2. Noodnummers

3. Medische info

4. Kamerschema

5. Programma

6. Betaaloverzicht

7. Contact van de verhuurder

Materiaalbakken

1. Spelmateriaal per activiteit

2. EHBO bak

3. Keukenbak

4. Poetsbak

5. Thema en verkleedbak

Laatste check

1. Zijn de boodschappen gedaan

2. Zijn de sleutels geregeld

3. Is het vervoer rond

4. Is iedereen van de leiding bereikbaar

5. Is het weer gecheckt

6. Zijn regenactiviteiten klaar

Fase 10, het weekend zelf

Hier werk je het draaiboek af zoals voorbereid.

Bij aankomst

Eerst doen

1. Leiding komt op tijd

2. Eén leiding checkt het huis

3. Eén leiding ontvangt de leden

4. Kamers worden verdeeld

5. Iedereen weet waar de toiletten zijn

6. Iedereen kent de basisafspraken

7. ID van leden moeten allemaal verzamld zijn bij 1 leiding

Basisafspraken die je meteen zegt

1. Je blijft binnen de afgesproken zone

2. Je gaat nooit alleen weg

3. Je zegt het als je je niet goed voelt

4. Je blijft van materiaal af dat niet van ons is

5. Je luistert meteen als de leiding iets vraagt

Tijdens het weekend

Als leiding volg je constant op

1. Drinken de leden genoeg

2. Is iedereen mee

3. Slaat vermoeidheid toe

4. Is er heimwee

5. Loopt het programma nog haalbaar

6. Is er tijd nodig om bij te sturen

Praktische rolverdeling tijdens het weekend

1. Eén leiding leidt het spel

2. Eén leiding bewaakt de groep

3. Eén leiding is vrij om te helpen waar nodig

4. Eén leiding volgt keuken of rustmoment op

Fase 11, de laatste dag

Opruimen en afsluiten

Voor vertrek

1. Kamers leegmaken

2. Verloren voorwerpen verzamelen

3. Afval opruimen

4. Keuken proper maken

5. Huis nalopen

6. Materiaal tellen

7. Schade noteren als die er is

8. Sleutels teruggeven

Bij terugkomst

1. Ouders ontvangen

2. Kinderen warm afronden

3. Verloren voorwerpen bijhouden

4. Belangrijke zaken kort aan ouders melden

Fase 12, de week nadien

Afronden

Wat jullie dan nog doen

1. Bonnetjes verzamelen

2. Kosten optellen

3. Waarborg opvolgen

4. Materiaal terugzetten

5. Verloren voorwerpen communiceren

6. Evaluatie doen met de leiding

Evaluatievragen

1. Was de datum goed gekozen

2. Was de locatie goed

3. Was het programma haalbaar

4. Was de communicatie duidelijk

5. Was de prijs oké

6. Wat moeten we volgend jaar vroeger doen

7. Wat werkte heel goed

8. Wat was gedoe

Zeer concreet overzicht per timing

Begin september

Datum kiezen, thema kiezen, weekend aankondigen tijdens huisbezoeken, in themaboekje zetten.

Eerste helft september

Locatie zoeken, vergelijken, boeken.

Eind september

Eerste brief naar ouders, prijs en inschrijving communiceren.

Oktober of 4 tot 6 weken vooraf

Programma maken, taakverdeling verfijnen, materiaal oplijsten.

3 weken vooraf

Inschrijvingen en medische info checken, kamers en vervoer voorbereiden.

2 weken vooraf

Menu, boodschappen, materiaal, laatste praktische afspraken.

Laatste week

Laatste brief, leidingsbriefing, alles afprinten en klaarleggen.

Dag voordien

Bakken maken, documentenmap klaar, boodschappen checken.

Weekend

Uitvoeren, opvolgen, bijsturen.

Week nadien

Evalueren, financieel afronden, notities bewaren.