Groepskassen en groepsbudgetten

1. Wat zijn groepskassen

Groepskassen zijn budgetten die binnen een Chiro-afdeling zelf beheerd worden. Ze dienen om activiteiten te organiseren en groepsgebonden kosten te betalen, los van de algemene werking.

Elke afdeling beheert haar groepskas autonoom, binnen de afspraken hieronder.

2. Kleine Chiro, vast groepsbudget

Voor wie

De Kleine Chiro

•  Ribbels

• Speelclub

• Rakwi

Budget

• Elke groep krijgt een vast budget van 20 euro per ingeschreven lid

• Dit budget wordt jaarlijks toegekend
  
  

Waarvoor mag dit gebruikt worden

• Activiteiten zoals een kerstfeestje of een ijsje

• Uitstappen, ook tijdens kamp

• Aankoop van niet algemeen materiaal
  
  

Niet algemeen materiaal

Niet algemeen materiaal is materiaal dat:

• door één specifieke groep gebruikt wordt

• niet gedeeld wordt met andere groepen
  
  

Voorbeelden:

• snoep voor een snoeptaart

• lichtbandjes

• groepsspecifieke decoratie of spelmateriaal

3. Grote Chiro, geen vast budget

Voor wie

• Tito

• Keti

• Aspi

Afspraken

• Deze groepen krijgen geen persoonlijk of vast budget

• Ook op kamp is er geen vooraf toegekend groepsbudget

• Zij kunnen zelf activiteiten organiseren om inkomsten te genereren
  
  

⚠️De verantwoordelijkheid voor inkomsten en uitgaven ligt bij de groep zelf.

4. Registratie van inkomsten en uitgaven

Voor alle groepen, klein en groot, geldt dezelfde basisregel:

⚠️Elke euro die binnenkomt of buitengaat, wordt genoteerd in de financiële sheet.

Wat moet genoteerd worden

• bij In of uit

• in het correcte tabblad van de betrokken groep

• Datum

• Omschrijving

• Bedrag

• Rekening uploaden in het juiste mapje met correcte naam.

Dit geldt voor:

• groepsactiviteiten

• aankopen

• kampuitgaven

• kleine bedragen en grote bedragen
  
  

5. Controle en opvolging

Er is geen actieve controle op groepskassen op korte termijn wel op de registratie.

De registratie dient:

• niet om te sanctioneren

• wel om op lange termijn zicht te krijgen op uitgaven en inkomsten

• om te zien wat normaal is en wat afwijkt

• om toekomstige keuzes beter te onderbouwen
  
  

⚠️Transparantie staat hier boven controle.

6. Verantwoordelijkheid

Elke groep:

• organiseert zelf

• beheert haar kas

• noteert correct en volledig alle bewegingen
  
  

Dit zorgt voor:

• vertrouwen

• duidelijkheid

• eerlijke vergelijking tussen groepen

• minder discussies achteraf

Terugbetaling van leidingskas bij leidingsactiviteiten

1. Wat verstaan we onder leidingsactiviteiten

Onder leidingsactiviteiten verstaan we activiteiten die gericht zijn op en georganiseerd worden voor de leiding, zoals:

• leidingsweekends

• kerstfeest voor leiding

• vormingsmomenten voor leiding
  
  

Niet onder leidingsactiviteiten vallen:

• inleefweekends

• feestjes of activiteiten zonder duidelijke leidingswerking
  
  

2. Werkwijze en afspraken

Ook bij leidingsactiviteiten geldt dezelfde financiële basisstructuur als bij andere projecten:

• er wordt een werkgroep samengesteld

• binnen die werkgroep wordt één financieel verantwoordelijke aangeduid

• er wordt een begroting opgemaakt

• deze begroting wordt voorgelegd en goedgekeurd op de LK

• na afloop wordt een nacalculatie gemaakt
  
  

⚠️Zowel begroting als nacalculatie worden altijd besproken op de LK.

3. Terugbetaling van voorgeschoten kosten

• Terugbetalingen gebeuren binnen de maand na de activiteit

• Alle kosten moeten correct geregistreerd zijn in de financiële sheet

• Bewijsstukken worden opgeladen in het juiste mapje met correcte benaming
  
  

4. Laattijdige terugbetaling

Indien de terugbetaling niet binnen de maand na de activiteit gebeurt, geldt het volgende:

• vanaf die datum wordt een verwijlintrest van 2 euro per week aangerekend

• deze intrest loopt per volledige week overschrijding
  
  

Dit principe geldt om:

• duidelijkheid te creëren

• verantwoordelijkheid te verdelen

• te vermijden dat leidingsleden langdurig kosten moeten voorschieten
  
  

⚠️ Tijdige afhandeling is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgroep, financieel verantwoordelijke en bestuur.