1. Doel en opzet

• Doel: Inzamelen van fondsen voor kamp, infrastructuur en algemene werking.

• Doelgroep: Leden, ouders, oud-leiding, sympathisanten en buurtbewoners.

• Formule: Eetfestijn met bediening aan tafel of buffet, inclusief kinderanimatie, bar en eventueel dessertbuffet bandje,….

2. Tijdslijn & voorbereiding

6 maanden vooraf

• Datum en locatie vastleggen (bv. Don Bosco Centrum, school,…)

• Uren bepalen

• Vergunningen en verzekeringen aanvragen

  • Sabam

  • Inname openbaar domein

  • Billijke vergoeding

• Eerste communicatie datum (Save the date):

  • Nieuwsbrief

  • Kalender

  • Social media

  • ….

4 maanden vooraf

• Werkgroepen vormen: keuken, zaal, communicatie, bar, animatie

• Begroting opmaken

• Menu bepalen en leveranciers contacteren

  • Hier kan je sponsering verkrijgen

• Sponsors zoeken

• Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, social media visuals)

3 maanden vooraf

• Begroting nazien en bijstellen indien nodig 

  • Doelen behaald?

• Online voorverkoop opzetten via Stamhoofd

• Promotiemateriaal laten drukken indien nodig. (affiches, flyers)

• Communicatie starten: sociale media, nieuwsbrieven

2 maanden vooraf

• Communicatie starten: flyers, affiches

• Vrijwilligerswerving voor opbouw, bediening, afwas, enz.

1 maand vooraf

• Bestellingen plaatsen bij leveranciers

• Draaiboek updaten/finaliseren en briefings houden met werkgroepen

Tussen de maand en week voor het event

• 2 x per week promotie maken met flyers, affiches social media,…

Week van het event

• Opbouwen, decoratie aanbrengen

• Laatste promotiepush op sociale media

Dag van het event

• Briefing voor alle vrijwilligers

• Opvolging van het draaiboek en coördinatie ter plaatse

Na het event

• Opruimen en evaluatievergadering plannen

• Bedankingen versturen naar vrijwilligers en sponsors

3. Menu concreet maken

Gerechten bepalen

• Kies max. 2 à 3 hoofdgerechten (bv. vlees, veggie, kind)

  • Voorbeeld:

    • Spaghetti bolognese

    • Vegetarische pasta met groentesaus

    • Ballekes in tomatensaus met puree of brood

    • BBQ (indien voldoende hulp en infrastructuur)

• Optioneel: soep of dessert (bv. ijsje, taart, koffie met cake)

• Denk aan dieetopties: veggie, lactosevrij, glutenvrij (basisvoorziening)

Portie-aantallen en inschatting maken

• Hoeveel volwassenen / kinderen verwacht je?

• Reken altijd +10% marge voor daginschrijvingen

• Kindportie = ongeveer ⅔ van volwassenportie

Leveranciers & ingrediënten

• Maak een boodschappenlijst op basis van porties

• Beslis wat zelf klaargemaakt wordt en wat kant-en-klaar mag

  • Zelf maken: gehaktballen, saus

  • Kopen: desserten, groenten gesneden, soepconcentraat

• Contacteer leveranciers (Colruyt Professioneel, groothandel, lokale slager/bakker)

Keukeninfrastructuur

• Grote kookpotten / fornuizen / warmhoudbakken

• Koelruimte (voor vlees, sauzen)

• Warmhoudboxen of bain-marie’s

• Voldoende keukenmateriaal (messen, snijplanken, lepels,...)

Werkverdeling in de keuken

• Wie kookt? (leiding, ouders, oudleiding,...)

• Wie helpt op voorhand (dag voordien)?

• Wie helpt op de dag zelf?

• Taken verdelen: snijden, koken, dresseren, aanvullen, afwassen

Bedieningssysteem kiezen

• Bediening aan tafel? Of afhalen aan buffet?

  • Buffet = sneller en vraagt minder bediening

  • Aan tafel = gezelliger, maar arbeidsintensiever

• Bordenteller of bonnetjessysteem (bv. 1 bon = 1 hoofdgerecht)

Prijsbepaling

• Maak een kostprijsberekening per portie

• Voeg een marge toe van ±30% om winst te maken

• Stel prijzen af op doelpubliek (bv. €12 volw / €7 kind)

Logistiek en materiaal

• Borden & bestek (herbruikbaar, composteerbaar of huren?)

• Servetten

• Tafels, stoelen, vuilbakken

• Afwasmogelijkheden (vaatwasmachine, manuele afwas, aparte ploeg)

Timing & flow

• Heldere tijdsblokken (bv. shift 12u – 14u, 14u – 16u)

• Bordjes met naam van gerechten (vooral bij buffet)

• Volgorde: inschrijven > bonnetje > afhalen/bediening > tafels

4. Taakverdeling

·         Keuken: Menuplanning, inkopen, bereiding

·         Zaal: Opbouw, tafelschikking, decoratie

·         Bar: Drankbestellingen, bediening, kassa

·         Animatie: Kinderactiviteiten, springkasteel, fotoboek

·         Communicatie: Social media, persberichten, interne communicatie

·         Financiën: Budgetbeheer, inkomsten en uitgaven bijhouden

·         ….

5. Fondsenwerving & promotie

·         Stamhoofd: Gebruik maken van Stamhoofd voor online voorverkoop en extra inkomsten

·         Social media: Regelmatige updates en teasers op Facebook en Instagram

·         Lokale pers: Persbericht sturen naar lokale media en buurtkranten

·         Flyers: Verspreiden in scholen, winkels en tijdens Chiro-activiteiten

6. Veiligheid & regelgeving

·         Brandveiligheid: Naleven van brandveiligheidsvoorschriften en voorzien van nooduitgangen

·         Hygiëne: Voldoen aan HACCP-normen in de keuken

·         Verzekeringen: Controleer of alle vrijwilligers en deelnemers verzekerd zijn

7. Evaluatie & opvolging

·         Feedback: Verzamel feedback van vrijwilligers en bezoekers

·         Financieel overzicht: Maak een overzicht van inkomsten en uitgaven

·         Archivering: Bewaar het draaiboek en evaluatieverslagen voor toekomstige edities

8. Begroting & nacalculatie

·         Stel een gedetailleerde begroting op: inkomsten (voorverkoop, dagverkoop, sponsoring) en uitgaven (voeding, drank, huur, drukwerk, animatie, enz.)

·         Gebruik een Excelbestand of boekhoudtool voor overzicht

·         Plan nacalculatie direct na het evenement: werkelijke inkomsten en uitgaven vergelijken met oorspronkelijke begroting

·         Evalueer winstgevendheid en optimalisatiepunten voor volgende editie

9. Live muziek / bandje boeken

·         Beslissing om een bandje te boeken: minstens 3-4 maanden vooraf

Taken en aandachtspunten:

·         Contact opnemen met band / artiest

·         Afspraken maken over vergoeding, rider, speeltijd

·         SABAM en billijke vergoeding aanvragen

·         Geluid en techniek voorzien: mengpaneel, micro’s, boxen, eventueel technieker

·         Promotie maken met naam van band in affiches/sociale media

·         Verwelkoming en praktische ondersteuning op de dag zelf (backstage, eten/drinken, parkeren)