Doel: Inzamelen van fondsen voor kamp, infrastructuur en algemene werking.
Doelgroep: Leden, ouders, oud-leiding, sympathisanten en buurtbewoners.
Formule: Eetfestijn met bediening aan tafel of buffet, inclusief kinderanimatie, bar en eventueel dessertbuffet bandje,….
Datum en locatie vastleggen (bv. Don Bosco Centrum, school,…)
Uren bepalen
Vergunningen en verzekeringen aanvragen
Sabam
Inname openbaar domein
Billijke vergoeding
Eerste communicatie datum (Save the date):
Nieuwsbrief
Kalender
Social media
….
Werkgroepen vormen: keuken, zaal, communicatie, bar, animatie
Begroting opmaken
Menu bepalen en leveranciers contacteren
Hier kan je sponsering verkrijgen
Sponsors zoeken
Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, social media visuals)
Begroting nazien en bijstellen indien nodig
Doelen behaald?
Online voorverkoop opzetten via Stamhoofd
Promotiemateriaal laten drukken indien nodig. (affiches, flyers)
Communicatie starten: sociale media, nieuwsbrieven
Communicatie starten: flyers, affiches
Vrijwilligerswerving voor opbouw, bediening, afwas, enz.
Bestellingen plaatsen bij leveranciers
Draaiboek updaten/finaliseren en briefings houden met werkgroepen
2 x per week promotie maken met flyers, affiches social media,…
Opbouwen, decoratie aanbrengen
Laatste promotiepush op sociale media
Briefing voor alle vrijwilligers
Opvolging van het draaiboek en coördinatie ter plaatse
Opruimen en evaluatievergadering plannen
Bedankingen versturen naar vrijwilligers en sponsors
Kies max. 2 à 3 hoofdgerechten (bv. vlees, veggie, kind)
Voorbeeld:
Spaghetti bolognese
Vegetarische pasta met groentesaus
Ballekes in tomatensaus met puree of brood
BBQ (indien voldoende hulp en infrastructuur)
Optioneel: soep of dessert (bv. ijsje, taart, koffie met cake)
Denk aan dieetopties: veggie, lactosevrij, glutenvrij (basisvoorziening)
Portie-aantallen en inschatting maken
Hoeveel volwassenen / kinderen verwacht je?
Reken altijd +10% marge voor daginschrijvingen
Kindportie = ongeveer ⅔ van volwassenportie
Leveranciers & ingrediënten
Maak een boodschappenlijst op basis van porties
Beslis wat zelf klaargemaakt wordt en wat kant-en-klaar mag
Zelf maken: gehaktballen, saus
Kopen: desserten, groenten gesneden, soepconcentraat
Contacteer leveranciers (Colruyt Professioneel, groothandel, lokale slager/bakker)
Keukeninfrastructuur
Grote kookpotten / fornuizen / warmhoudbakken
Koelruimte (voor vlees, sauzen)
Warmhoudboxen of bain-marie’s
Voldoende keukenmateriaal (messen, snijplanken, lepels,...)
Wie kookt? (leiding, ouders, oudleiding,...)
Wie helpt op voorhand (dag voordien)?
Wie helpt op de dag zelf?
Taken verdelen: snijden, koken, dresseren, aanvullen, afwassen
Bedieningssysteem kiezen
Bediening aan tafel? Of afhalen aan buffet?
Buffet = sneller en vraagt minder bediening
Aan tafel = gezelliger, maar arbeidsintensiever
Bordenteller of bonnetjessysteem (bv. 1 bon = 1 hoofdgerecht)
Maak een kostprijsberekening per portie
Voeg een marge toe van ±30% om winst te maken
Stel prijzen af op doelpubliek (bv. €12 volw / €7 kind)
Logistiek en materiaal
Borden & bestek (herbruikbaar, composteerbaar of huren?)
Servetten
Tafels, stoelen, vuilbakken
Afwasmogelijkheden (vaatwasmachine, manuele afwas, aparte ploeg)
Timing & flow
Heldere tijdsblokken (bv. shift 12u – 14u, 14u – 16u)
Bordjes met naam van gerechten (vooral bij buffet)
Volgorde: inschrijven > bonnetje > afhalen/bediening > tafels
· Keuken: Menuplanning, inkopen, bereiding
· Zaal: Opbouw, tafelschikking, decoratie
· Bar: Drankbestellingen, bediening, kassa
· Animatie: Kinderactiviteiten, springkasteel, fotoboek
· Communicatie: Social media, persberichten, interne communicatie
· Financiën: Budgetbeheer, inkomsten en uitgaven bijhouden
· ….
· Stamhoofd: Gebruik maken van Stamhoofd voor online voorverkoop en extra inkomsten
· Social media: Regelmatige updates en teasers op Facebook en Instagram
· Lokale pers: Persbericht sturen naar lokale media en buurtkranten
· Flyers: Verspreiden in scholen, winkels en tijdens Chiro-activiteiten
· Brandveiligheid: Naleven van brandveiligheidsvoorschriften en voorzien van nooduitgangen
· Hygiëne: Voldoen aan HACCP-normen in de keuken
· Verzekeringen: Controleer of alle vrijwilligers en deelnemers verzekerd zijn
· Feedback: Verzamel feedback van vrijwilligers en bezoekers
· Financieel overzicht: Maak een overzicht van inkomsten en uitgaven
· Archivering: Bewaar het draaiboek en evaluatieverslagen voor toekomstige edities
· Stel een gedetailleerde begroting op: inkomsten (voorverkoop, dagverkoop, sponsoring) en uitgaven (voeding, drank, huur, drukwerk, animatie, enz.)
· Gebruik een Excelbestand of boekhoudtool voor overzicht
· Plan nacalculatie direct na het evenement: werkelijke inkomsten en uitgaven vergelijken met oorspronkelijke begroting
· Evalueer winstgevendheid en optimalisatiepunten voor volgende editie
· Beslissing om een bandje te boeken: minstens 3-4 maanden vooraf
Taken en aandachtspunten:
· Contact opnemen met band / artiest
· Afspraken maken over vergoeding, rider, speeltijd
· SABAM en billijke vergoeding aanvragen
· Geluid en techniek voorzien: mengpaneel, micro’s, boxen, eventueel technieker
· Promotie maken met naam van band in affiches/sociale media
· Verwelkoming en praktische ondersteuning op de dag zelf (backstage, eten/drinken, parkeren)